Usnadněte si práci: využívejte online rezervační systém

Existuje celá řada způsobů, jak efektivně podpořit své podnikání. Základ představuje v dnešní době hezký, moderní a funkční web. Ale co dělat dál, když už ho máte? Rozhodně využívat jeho potenciál naplno. A přesně to vám umožní online rezervační systém, na který se podíváme blíže v dnešním článku.

Rezervace (téměř) bez práce – tak bychom mohli jasně a stručně shrnout princip fungování nejrůznějších objednávkových nástrojů. Zautomatizují činnosti, nad kterými jinak strávíte dlouhé minuty nebo hodiny každý den. A v závislosti na funkcích umí provoz i vyhodnocovat prostřednictvím statistik.

Zavedení rezervačního systému online představuje přínos pro obě strany. Zákazník na pár kliknutí vidí, zda máte volno v požadovaném termínu, a vy nemusíte vyřizovat e-maily či telefonáty s dotazy na obsazenost. Ano, úplně se jich asi nezbavíte, protože někteří uživatelé zůstanou raději u přímého kontaktu, ale i tak bude časová úspora markantní. A netřeba ani připomínat, jak se pro všechny zúčastněné zjednoduší celý proces.

Pomocníci nejen pro hotely

I když si mnozí lidé spojují internetové rezervační systémy především s hotely a penziony, uplatnění nacházejí i ve spoustě dalších oborů. Tedy v takových, kde se zákazník musí k využití služby předem objednat. A kde lze jeho „obsloužení“ jasně časově vymezit.

Takže kromě ubytovacích zařízení pomohou např. i:

• restauracím,
• kosmetickým a kadeřnickým studiím,
• lékařským ordinacím,
• jazykovým školám,
• lektorům,
• řemeslníkům,
• sportovištím,
• autoservisům,
• poradenským společnostem apod.

A vůbec nezáleží na tom, zda jste samostatný profesionál na volné noze s omezenou časovou kapacitou, nebo máte na starosti větší firmu s mnohem náročnějším a objemnějším provozem. Vhodně zvolený systém ulehčí jakémukoliv typu podnikání.

Zdarma vs. placené systémy

Pokud vás vidina snadnější správy rezervací oslovila a pustíte se do výběru nástroje, narazíte na dvě hlavní varianty rezervačních systémů, a to na bezplatnou a placenou. Všechny samozřejmě dokážou vytvořit rezervaci, ovšem v závislosti na pokročilosti a vybavenosti se následně odlišují v tom, jak se umí o požadavek dále postarat z hlediska vašeho i uživatelova komfortu.

Takže primární rozdíly spočívají v množství a druhu funkcí, možnostech pro nastavení nebo uzpůsobení na míru a také v uživatelské přívětivosti, ke které byste stoprocentně měli přihlížet. Protože když je něco pro potenciálního zákazníka složité, v tom lepším případě použije klasičtější a v jeho očích méně složitou cestu – telefon či e-mail. V tom horším odejde jinam.

Volba konkrétního systému pro online rezervace na webu proto vždy vychází z toho, co pro své podnikání skutečně potřebujete. Propracovanější platformy posílají SMS oznámení a připomínky, brání duplicitním záznamům, vytvářejí užitečné statistiky a přehledy, dovolují napojení na další systémy, importní a exportní kroky atd.

Výhody a nevýhody bezplatných rezervačních systémů

Asi každému je jasné, že verze zdarma vyvažují nulové finanční nároky svou omezenou funkčností. Oproti placeným nástrojům nabízí méně, ale i tak vám mohou na webu bohatě stačit. Jak už jsme zmínili výše, užitečnost úzce souvisí s povahou vašich služeb a vašimi potřebami. Obvykle platí, že bezplatné varianty vyhovují menšímu podnikání.

Klady

+ Nic nestojí.
+ Obvykle jsou velmi přehledné.
+ Mají jednoduchou administraci.

Zápory

– Obvykle neřeší riziko dvojitých rezervací u jednoho termínu.
– Neposkytují rozšíření v podobě zasílání SMS potvrzení, napojení na platební bránu apod.
– Některé nástroje limitují počet služeb či zadaných záznamů.

Musíme ale podotknout, že uvedený výčet předností a nedostatků je spíše obecným náhledem pro utvoření základní představy. Pojďme se proto raději podívat na konkrétní příklady rezervačních systémů pro web, které vás nemusí stát ani korunu.

• Reservio – v bezplatné verzi lze učinit 40 měsíčních rezervací, součástí je kalendář a upozornění pro klienty.
• Reservanto – v bezplatné verzi nabízí neomezený počet rezervací, klientů a služeb, platební bránu a SMS upomínky.

Výhody a nevýhody placených rezervačních systémů

A teď už jdeme na webové rezervační systémy primárně určené pro náročnější provoz. Ceny jsou zpravidla odstupňované dle množství požadovaných funkcí a úhradu řeší měsíční paušál.

Klady

+ Zajistí automatizaci procesu rezervace – od potvrzení až po vystavení faktury, kontrolu storen apod.
+ Většinou umožňují přizpůsobení na míru dle počtu jednotlivých služeb, časových oken a dalších specifikací a požadavků.
+ Vytvářejí statistiky, se kterými lze posléze pracovat, např. v rámci marketingu.

Zápory

– Vložení na web může vyžadovat programátorský zásah.
– Pokročilejší funkce znamenají i složitější administraci.
– Ukrajují z přímého kontaktu se zákazníkem.

A protože jsme už u výše zmínili rezervační systémy Reservio a Reservanto, rovnou u nich zůstaneme. Kromě balíčků zdarma jsou oba k dispozici i v placených podobách. Řadí se mezi univerzální nástroje, které pomohou jak např. v pneuservisu, tak i wellness salonu. Jednotlivé varianty se cenově liší podle množství funkcí.

Provizní katalogy typu Booking a Trivago

Majitele a provozní hotelů nebo penzionů určitě zajímá, jak si stojí známé portály Booking, Trivago, Airbnb a další. Fungují jako provizní systémy, kdy platba za zveřejnění vašeho zařízení na daných stránkách probíhá formou provize z každé realizované objednávky. Velkou předností je jejich značka, celosvětová působnost a velká obliba mezi uživateli internetu a cestovateli, pro které představují snadnou cestu k zajištění ubytování nebo k porovnání nabídek.

Na druhé straně ale počítejte s tím, že rezervační systém funguje pouze na daných stránkách. Jestliže tedy přijímáte objednávky na více místech, budete i tak muset přepisovat a upravovat rezervace v nějakém hlavním dokumentu, abyste neztratili přehled o dostupné kapacitě.